Batch mailings

Description:

This module allows the user to create batches of mailings for the services EviSMS, EviMail, EviNotice.

This functionality is designed to be used in campaigns, important notifications, service updates, and any other case where it is necessary to communicate the same message to a large number of people in an efficient way and generating the necessary evidence for our clients.

• Requirements

• Restrictions

• How it works from your website

  • Create a new EviNotice batch

  • Examples and CSV files upload of recipients.

  • How it works from API

Requirements

To access and use this functionality, The site must have a Flag activated for each of the services you want to use and the billing mode “By Submission”. The flags will be activated by the support team upon request of the sales representative.

1. To use batch sending with EviSMS, the flag must be activated. – BatchEviSMS 

2. To use batch mailing with EviMail, you must enable the flag - BatchEviMail 

3. To use batch shipping with EviNotice, you must enable the flag – BatchEviNotice

Para poder realizar envios, un usuario debe tener el rol “BatchSender”. Este rol puede ser establecido por el administrador del sitio.

Restrictions

This functionality is subject to a series of restrictions that must be taken into account when using it.

1. It can only be used in enabled sites and users: As discussed in the requirements it is necessary to have the functionality enabled for use.

2. It has a limit of 100,000 shipments per Batch: The total number of recipients that a batch can contain is 100,000.

3. All batch shipments of all customers share a Rate Limit: This is to ensure the stability of the platform in the moments when several batch shipments are joined together.

4. This functionality will only be available for sites with billing mode "By Shipment": It is necessary that when creating a Batch the site has the necessary shipments to be able to send to all recipients, these shipments will be discounted at the time the batch is scheduled or ready to be processed.

   1. If the site does not have the required submissions, the application will display an error.

How it works from your website

The first thing to do is to have the necessary permissions enabled as mentioned above in order to use the Batch Send functionality.

Once the permissions are activated the user can see from the home screen of his site that by clicking on the icons of New EviSms, New EviMail and New EviNotice a drop-down menu appears that allows to send in a simple way or to create a new batch.

The same happens when clicking on the EviNotice, EviMail and EviSms tracking buttons. A drop-down menu appears with the options to view My Evi* or My Evi* Batches.

Create a new EviNotice batch

Step 1:

The first step is to click on the EviNotice icon of the section “New Submission”. A submenu is displayed, in this submenu you can see the option "New EviNotice Batch".

When clicking on this option, the application displays the "New Batch" screen, informing that the process consists of 4 steps.

En este primer paso, se debe configurar una breve descripción del lote que sirva para encontrarlo rapidamente en el listado de lotes. En el siguiente campo se definen los destinatarios que conforman el lote.

Para definir los destinatarios se da la opción de hacerlo manualmente, copiando y pegando en el campo de texto, o mediante el uso de un fichero CSV. En ambas maneras se debe respetar la primera fila con las cabeceras que componen el listado de destinatarios. Esta cabecera se compone de columnas obligatorias y a continuación de ellas columnas adicionales que funcionan como variables a la hora de componer el mensaje al destinatario.

• EviNotice columnas obligatorias:

  • address* : Contiene la dirección email o telefono movil del destinatario (con codigo de pais). Se usa para enviar la notificación al destinatario

  • legalname: Razón social del destinatario

  • lookupkey: Identificador del cliente. Contiene un identificador único del cliente para facilitar la busqueda en sus sistemas.

  • displayname*: Nombre del destintario. Contiene el nombre del destinatario que se mostrará en las notificaciones.

  • evidenceaccesscontrolchallenge: En caso de configurar el evinotice con acceso a custodia mediante “Challenge”, este campo contiene la pregunta que debe responder el destinatario para poder acceder a las evidencias generadas en el proceso.

  • evidenceaccesscontrolchallengeresponse: En caso de configurar el evinotice con acceso a custodia mediante “Challenge”, este campo contiene la respuesta que debe dar el destinatario para poder acceder a las evidencias generadas en el proceso.

  • deliverysignchallenge: Esta columna debe ir acompañada de un valor en deliverysignchallengeresponse y configura el método de firma de EviNotice como “Challenge”. Contiene la pregunta que debe responder el destintario para acceder al mensaje de la notificación. Si viene informada esta columna, las siguientes deben estar vacias deliverysignfixedemail, deliverysignfixedmobile. Ya que solo puede establecerse un método de firma por destinatario.

  • deliverysignchallengeresponse: Esta columna debe ir acompañada de un valor en deliverysignchallenge y configura el método de firma de EviNotice como “Challenge”. Contiene la respuesta que debe dar el destintario para acceder al mensaje de la notificación. Si viene informada esta columna, las siguientes deben estar vacias deliverysignfixedemail, deliverysignfixedmobile. Ya que solo puede establecerse un método de firma por destinatario.

  • deliverysignfixedemail: Establece el método de firma como “PIN a email”. El destintario recibirá un código PIN a la dirección de correo electrónico configurada en este campo. Si viene informada esta columna, las siguientes deben estar vacias deliverysignchallenge, deliverysignchallengeresponse, deliverysignfixedmobile. Ya que solo puede establecerse un método de firma por destinatario.

  • deliverysignfixedmobile: Establece el método de firma como “PIN a móvil”. El destintario recibirá un código PIN al número de teléfono configurado en este campo. El número de telefono debe contener el código del pais (por ejemplo +34666000888). Si viene informada esta columna, las siguientes deben estar vacias deliverysignchallenge, deliverysignchallengeresponse, deliverysignfixedemail. Ya que solo puede establecerse un método de firma por destinatario.

* Estos campos son obligatorios que vengan informados en cada registro.

Notas:

1. Si no se informa niguno de los campos delivery* el método de firma del EviNotice se establecerá a “WebClick”, con lo que el usuario verá el mensaje de la notificación sin identificarse antes.

2. Si no viene informado evidenceaccescontrolchallenge, el método de acceso a las evidenias será “AutoChallenge”, donde se solicita un dato conocido por el destinatario. como por ejemplo dirección de correo electrónico del emisor.

3. Un EviNotice se puede enviar por SMS o Email. Pero al construir un Lote todos los destinatarios deben tener un mismo canal de comunicación, todos a email o todos por SMS.

Step 2:

Este paso permite configurar el asunto del email de la notificación que recibe el destinatario y el cuerpo del mensaje que se desea comunicar el emisor al destinatario.

Tanto el asunto como el contenido del mensaje se puede componer usando variables.

Las variables pueden ser de sistema o variables de usuario.

• Variables de sistema, son las que que estan predefinidas en la aplicación y contienen valores genericos de la plataforma

• Variables de usuario, son las definidas por el usuario a la hora de componer la lista de destinatarios. Para crear variables de usuario, basta con añadir mas cabeceras, aparte de las obligatorias, a la hora de crear la lista de destinatarios, estas nuevas cabeceras serán consideradas como variables y el valor se establece registro a registro.

  • Ene l siguiente ejemplo en negrita estan los campos añadidos como variables:

    • address|legalname|lookupkey|displayname|evidenceaccesscontrolchallenge|evidenceaccesscontrolchallengeresponse|deliverysignchallenge|deliverysignchallengeresponse|deliverysignfixedemail|deliverysignfixedmobile|varexample01|varexample02

A la hora de utilizar estas variables en el asunto o en el cuerpo del mensaje se debe hacer de la siguiente forma, tomando como ejemplo las anteriores variables, {{@varexample01}}

En este paso tambien se pueden añadir anexos. todos los destinatarios del Lote recibirán los mismos anexos.

Step 3

Este paso permite la configuraricón de las carcteristicas del EviNotice. Estas carcteristicas son compartidos para todos los envios que componen el lote

• Cost Centre: Cost center for billing grouping.

• AffidavitKinds: List of affidavit types to be generated.

• Notification Language : Language for the email.

• Affidavit Language : Language for the generated affidavits.

• Url for event notification : URL to receive status change notifications of the evidence.

• Notification filter : List of push notifications expected by the client.

• PushNotificationExtraData : Additional data that the sender wishes to include in each push notification.

• Agreement possibilities : Allows configuration of whether the recipient can accept/reject the message.

  • Disabled

  • Accept:

  • Reject:

  • AcceptOrReject:

• Comments are allowed (bool, optional): Allows the recipient to add comments upon accepting/rejecting.

• Reasons for rejection : Specifies a list of possible reasons for rejecting the email.

• Reasons for acceptance : Specifies a list of possible reasons for accepting the email.

• Reason for rejection required: Requires specifying a reason for rejection.

• Reason for acceptance required: Requires specifying a reason for acceptance.

• Allow Notification Refusal: Permite al destinario realizar el rehuse de una notificación sin leer el mensaje.

Examples and CSV files upload of recipients.

CSV EviNotice: